1. Définir les langues et les flux

Commencez par lister les langues parlées à la tribune et celles dans lesquelles le public doit pouvoir écouter. On prévoit une cabine par langue d'écoute : une conférence en arabe, français et anglais où chacun suit dans sa langue demande en général trois cabines. Si une partie du public comprend deux de ces langues, deux cabines peuvent suffire.

Plus vous êtes précis sur ce point, plus le devis est juste : chaque cabine supplémentaire signifie des interprètes et du matériel en plus.

2. Prévoir le bon nombre d'interprètes

L'interprétation simultanée exige une concentration extrême. Les normes professionnelles prévoient deux interprètes par cabine dès que la journée dépasse une demi-journée environ, pour qu'ils se relaient toutes les 20 à 30 minutes. Un interprète seul sur une journée entière, c'est une qualité qui baisse dès la fin de matinée.

3. Choisir le matériel adapté à la salle

  • des cabines insonorisées conformes à la norme ISO 4043 pour les conférences en salle ;
  • des consoles d'interprète, un émetteur et un récepteur avec casque par participant ;
  • la sonorisation de la salle (micros tribune et micros de discussion) reliée au système d'interprétation ;
  • un technicien présent pendant toute la durée de l'événement ;
  • pour une visite de terrain ou un petit groupe, un kit mobile sans cabine (émetteur portatif et récepteurs).

4. Transmettre les documents aux interprètes

Programme, liste des intervenants, présentations, discours écrits, glossaire du projet : tout ce que les interprètes reçoivent à l'avance améliore la précision le jour J, surtout sur des sujets techniques. Envoyez-les dès qu'ils existent, même en version provisoire.

5. Réserver tôt et tester la veille

Les bons interprètes et le matériel sont très demandés pendant la saison des conférences. Réservez dès que vos dates sont fixées. Le montage des cabines se fait en général la veille ou tôt le matin, et un test son avec les interprètes précède la première séance.

Ce qui fait varier le budget

  • le nombre de langues, donc de cabines et d'interprètes ;
  • la durée (demi-journée, journée, plusieurs jours) ;
  • le nombre de participants, qui détermine le nombre de récepteurs ;
  • le lieu (Tunis ou une autre ville) et les éventuels déplacements ;
  • le format : présentiel, hybride ou entièrement à distance.